Pro-forma-Rechnung bezahlt – und jetzt? So wird daraus eine richtige Rechnung

Die Pro-forma-Rechnung ist verschickt, der Kunde hat bezahlt – und plötzlich steht man vor einer erstaunlich unscharfen Frage: Muss jetzt überhaupt noch eine richtige Rechnung geschrieben werden? Die kurze Antwort lautet: Ja. Eine Zahlung macht aus einer Pro-forma-Rechnung nicht automatisch eine ordnungsgemäße Rechnung.

In der Praxis passiert dieser Fall schnell. Ein Kunde möchte vorab zahlen, benötigt ein Dokument für seine Freigabe oder die Buchhaltung, und man sendet eine Pro-forma-Rechnung. Wenig später ist das Geld da. Das ist für den Kontostand erfreulich, für die Buchhaltung aber erst der Anfang. Denn nun muss geklärt werden, ob die Lieferung oder Leistung schon erfolgt ist und welche Rechnung danach benötigt wird.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung sieht häufig wie eine Rechnung aus, soll aber gerade keine endgültige Abrechnung sein. Sie dient zum Beispiel als vorläufige Zahlungsinformation, als Unterlage für eine interne Freigabe, für Zollzwecke oder zur Darstellung eines Warenwerts bei unentgeltlichen Sendungen.

Der Begriff „Pro forma“ bedeutet sinngemäß „der Form halber“. Das Dokument kann Preise, Waren, Mengen und Empfängerdaten enthalten. Es sollte jedoch unmissverständlich erkennen lassen, dass es keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne und nicht zum Vorsteuerabzug bestimmt ist.

Das ist wichtiger, als es zunächst klingt: Nach § 14 Absatz 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – unabhängig davon, wie das Dokument bezeichnet wird. Nur „Pro forma“ darüberzuschreiben, während der restliche Inhalt wie eine endgültige Rechnung abrechnet, ist deshalb keine besonders stabile Tarnkappe.

Eine Pro-forma-Rechnung sollte deshalb klar gekennzeichnet sein

• deutliche Überschrift „Pro-forma-Rechnung“,
• Hinweis wie „Keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG“,
• Hinweis „Nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt“,
• eigene Pro-forma-Referenz statt einer Nummer aus dem normalen Rechnungsnummernkreis,
• keine Gestaltung, die beim Empfänger den Eindruck einer endgültigen Rechnung erweckt.

Pro-forma-Rechnung und richtige Rechnung im Vergleich

Pro-forma-Rechnung wurde bezahlt: Was ist jetzt zu tun?

Entscheidend ist nicht, ob das Geld schon auf dem Konto liegt. Entscheidend ist zunächst, ob die vereinbarte Lieferung oder Leistung bereits ausgeführt wurde.

Fall 1: Die Lieferung oder Leistung ist bereits erfolgt

Wenn die Ware bereits geliefert oder die Dienstleistung vollständig erbracht wurde, wird nun eine normale Rechnung erstellt. Die Pro-forma-Rechnung wird nicht einfach umbenannt und auch nicht nachträglich mit einer regulären Rechnungsnummer versehen. Stattdessen entsteht ein neuer, ordnungsgemäßer Beleg.

So sollte die richtige Rechnung aussehen

• eine neue und einmalige Rechnungsnummer aus dem regulären Nummernkreis,
• das tatsächliche Ausstellungsdatum der neuen Rechnung,
• das tatsächliche Liefer- oder Leistungsdatum,
• alle Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG,
• ein eindeutiger Bezug zur Pro-forma-Rechnung,
• der Hinweis, wann und in welcher Höhe bereits gezahlt wurde,
• ein verbleibender Zahlbetrag von 0,00 Euro, wenn vollständig bezahlt wurde.

Das Rechnungsdatum wird nicht auf das Datum der Pro-forma-Rechnung zurückdatiert. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem die richtige Rechnung tatsächlich erstellt wird. Das frühere Liefer- oder Leistungsdatum wird separat angegeben.

Musterformulierung für den Zahlungsvermerk

Das Beispiel verwendet 19 Prozent Umsatzsteuer nur zur Veranschaulichung. Der tatsächlich anzuwendende Steuersatz oder eine mögliche Steuerbefreiung richtet sich nach der konkreten Lieferung oder Leistung.

Der Zahlungsvermerk ist bei einer normalen, bereits ausgeglichenen Rechnung keine eigenständige Pflichtangabe des § 14 Absatz 4 UStG. Er ist aber sehr sinnvoll: Der Kunde erkennt sofort, dass er nicht noch einmal zahlen soll, und die Buchhaltung kann Zahlung und Rechnung leichter zusammenführen.

Fall 2: Das Geld ist da, aber geliefert wurde noch nicht

Dann liegt eine Voraus- oder Anzahlung vor. Umsatzsteuerlich kann das bereits Folgen haben. Nach § 13 UStG entsteht die Umsatzsteuer bei einer vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Zahlung grundsätzlich bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingegangen ist.

Für die Abrechnung einer Vorauszahlung gelten die Rechnungsanforderungen nach § 14 Absatz 5 UStG sinngemäß. Ist der Zeitpunkt des Zahlungseingangs bekannt und weicht er vom Ausstellungsdatum ab, muss er in einer entsprechenden Anzahlungsrechnung angegeben werden.

Der praktische Ablauf

1. Zahlungseingang mit Datum und Bezug zur Pro-forma-Referenz dokumentieren.
2. Prüfen, ob eine ordnungsgemäße Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung auszustellen ist.
3. Die Umsatzsteuer der vereinnahmten Vorauszahlung korrekt erfassen.
4. Nach Lieferung oder Leistung eine Schluss- beziehungsweise Endrechnung erstellen.
5. Bereits vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer transparent absetzen.

Beispiel einer Schlussrechnung nach Anzahlung

Wichtig ist, dass die Anzahlung nicht versehentlich ein zweites Mal als Umsatz behandelt oder die Umsatzsteuer doppelt berechnet wird. Gerade wenn ursprünglich nur eine Pro-forma-Rechnung existierte, sollte der Vorgang mit der eigenen Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.

Diese Pflichtangaben gehören auf die richtige Rechnung

Für eine reguläre Rechnung verlangt § 14 Absatz 4 UStG insbesondere:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• einmalige fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung,
• Liefer- oder Leistungsdatum,
• nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt,
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten Erleichterungen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Reverse-Charge-Fällen, Ausfuhren oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Regeln und Hinweise notwendig sein.

Die häufigsten Fehler nach einer bezahlten Pro-forma-Rechnung

Die Pro-forma-Rechnung einfach zur Rechnung erklären

Ein bereits versandtes Dokument sollte nicht stillschweigend umetikettiert werden. Die richtige Rechnung erhält eine eigene reguläre Rechnungsnummer und ein tatsächliches Ausstellungsdatum.

Das Rechnungsdatum zurückdatieren

Die neue Rechnung trägt den Tag ihrer Erstellung. Das frühere Liefer- oder Leistungsdatum wird separat ausgewiesen. Rechnungsdatum und Leistungsdatum dürfen unterschiedlich sein – und häufig müssen sie es sogar.

Den offenen Betrag nicht auf null setzen

Eine vollständig bezahlte Rechnung darf nicht so aussehen, als müsse der Kunde erneut überweisen. Der Zahlungsvermerk sollte Betrag und Datum nennen und den offenen Saldo eindeutig mit 0,00 Euro ausweisen.

Vorauszahlung und Schlussrechnung doppelt versteuern

Bereits abgerechnete und vereinnahmte Anzahlungen müssen in der Endrechnung korrekt abgesetzt werden. Sonst sieht die Buchhaltung plötzlich zwei Umsätze, obwohl nur einer stattgefunden hat – eine Vermehrung, die bei Chilis erfreulich wäre, bei Umsatzsteuer eher weniger.

Umsatzsteuer auf der Pro-forma-Rechnung zu sorglos ausweisen

Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis kann nach § 14c UStG selbst eine Steuerschuld auslösen. Eine klare Trennung zwischen Pro-forma-Dokument und steuerlicher Rechnung ist daher wichtig.

Was gilt 2026 für die E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache PDF-Datei ist seitdem keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zulässige strukturierte Formate sind beispielsweise XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Nach den aktuellen FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung können Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit grundsätzlich bis Ende 2027. Elektronische sonstige Formate wie eine einfache PDF benötigen während der Übergangszeit weiterhin die Zustimmung des Empfängers.

Auch Anzahlungs-, Voraus- und Schlussrechnungen können von den Regeln zur E-Rechnung betroffen sein. Wer sein Rechnungsprogramm jetzt sauber einrichtet, erspart sich später den sportlichen Versuch, einen unstrukturierten PDF-Beleg in eine E-Rechnung zu verwandeln.

Was passiert mit der alten Pro-forma-Rechnung?

Sie sollte nicht gelöscht werden. Die Pro-forma-Rechnung bleibt als Vorgangs- und Kommunikationsunterlage erhalten und wird mit Zahlung, Auftrag, Lieferung sowie der späteren richtigen Rechnung verknüpft. Sie wird aber nicht zusätzlich als zweiter Umsatz gebucht.

Für die eigentlichen Rechnungen gilt nach § 14b UStG eine umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Je nach Dokument und handels- oder steuerrechtlicher Einordnung können daneben weitere Aufbewahrungsregeln greifen.

Checkliste: Von der Pro-forma-Rechnung zur richtigen Rechnung

• Prüfen, ob Lieferung oder Leistung bereits erfolgt ist.
• Zahlungseingang und Zahlungsdatum dokumentieren.
• Nicht die alte Pro-forma-Referenz als reguläre Rechnungsnummer verwenden.
• Neue Rechnung mit tatsächlichem Ausstellungsdatum erstellen.
• Liefer-, Leistungs- oder maßgebliches Zahlungsdatum korrekt angeben.
• Alle Pflichtangaben und den richtigen Steuersatz prüfen.
• Auf Pro-forma-Rechnung und Zahlung verweisen.
• Bei vollständiger Zahlung den offenen Betrag mit 0,00 Euro ausweisen.
• Bei Vorauszahlung eine Anzahlungs- und spätere Schlussrechnung prüfen.
• Alle Dokumente nachvollziehbar miteinander verknüpfen und archivieren.

Häufige Fragen zur bezahlten Pro-forma-Rechnung

Fazit: Bezahlt bedeutet nicht fertig

Eine bezahlte Pro-forma-Rechnung ist kein Grund zur Panik, aber auch kein fertiger Buchungsvorgang. Zuerst wird geprüft, ob bereits geliefert oder geleistet wurde. Danach folgt entweder eine normale, bereits bezahlte Rechnung oder die korrekte Behandlung als Vorauszahlung mit Anzahlungs- und späterer Schlussrechnung.

Wer Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Zahlung und Steuerausweis sauber trennt, erspart sich doppelte Buchungen, irritierte Kunden und unangenehme Rückfragen. Denn im Unternehmeralltag darf vieles scharf sein – die Zuordnung von Rechnungen sollte es lieber nicht sein.

Weitere praktische Erfahrungen und Einblicke finden Sie im Unternehmerblog.